Tietosuojaseloste

SO Holding Oy: Asiakas- & markkinointirekisteri

SO Holding Oy tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU GDPR:n sekä nykyisen henkilötietolain (523/1999) mukaisesti.

Voimme ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa.

Laatimispäivämäärä: 18.8.2024

1. Rekisterinpitäjä:

SO Holding Oy

Y-tunnus: 3189018-1

Puhelin: +358 40 455 7490

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö:

Satu Olkinuora-Valkonen, omistaja

satu@ovaali.fi

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuteen tai muun asiallisen yhteyden hoitamiseen. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.

Toimintamme pohjautuu lailliseen liiketoimintaan, joten noudatamme myös EU:n lainsäädäntöä henkilötietojen tallentamisesta – tämä lyhennettynä on oheiset kuusi kohtaa:

Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyvää käsittelyn osalta. Tämä tarkoittaa, että voit milloin tahansa saada tietosi saataville.

Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – esimerkiksi tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä.

Minimoimme tallentamamme tiedon – tallennamme vain tarpeellisen

Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä

Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä pitää.

Tallennamme luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna

4. Rekisterin tietosisältö

Etu- ja sukunimi

Yhteystiedot (kuten yrityksen nimi, kontaktiedot)

Asiakkuuteen liittyvä muu mahdollinen tekstimuotoinen tieto

Tallennamme asiakassuhteeseen liittyen minimitiedot, johon tyypillisesti kuuluu henkilön nimi, yhtiö sekä kontaktitiedot kuten sähköposti ja puhelinnumero.

5. Tietolähteet

Nettisivujen yhteydenottolomake

Asiakkaan oma yhteydenotto sähköpostitse / käyntikortti ja pyyntö yhteydenottoon

6. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja josta on asiakkaalle ilmoitettu.

Käytämme asiakassuhteiden hoitamiseen sisäistä tiedostoa, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: henkilön nimi, kontaktitiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten kokoukset ja muut aktiviteetit. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Osa käyttämistämme palveluista toimii Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueella. Tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia ja jaamme näihin palveluihin tiedon minimoinnin ja riskien vähentämisen periaatetta noudattaen.

7. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivilla on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin.