Mihin muutoviestintää tarvitsee?
Organisaatiomuutos on harvoin tekninen projekti. Proscin sanoin suurinkin organisaatiomuutos tapahtuu yksilö kerrallaan. Rakenteet voidaan päättää yhdessä kokouksessa, mutta ymmärrys, hyväksyntä ja uudet toimintamallit syntyvät vain ajan ja vuorovaikutuksen kautta.
Tästä syystä muutos ei käytännössä ole mahdollinen ilman viestintää.
Muutosviestintä suunnitellaan muutoksen rakenteen mukaan. IT-järjestelmän käyttöönotto tarvitsee hyvin erilaista viestintää, kuin organisaation siirtymä tuoteyhtiöstä palveluyhtiöksi.
Viestintä vastaa epävarmuuteen
Kun organisaatiossa ilmoitetaan muutoksesta, ihmiset eivät ensimmäisenä pohdi yhtiön etua, vaan omaa asemaansa.
Mitä tämä tarkoittaa minulle?
Muuttuuko roolini?
Onko tämä uhka vai mahdollisuus?
Ymmärränkö edes mistä on kyse?
Jos viestintä ei täytä tätä tyhjiötä nopeasti ja johdonmukaisesti, organisaatio täyttää sen itse. Huhut, tulkinnat ja oletukset alkavat ohjata kokemusta todellisuudesta.
Huhujen ja oletusten rinnalla riskinä on tulkinnan pirstoutuminen. Johto tarkoittaa yhtä, esihenkilöt ymmärtävät toista ja tiimit soveltavat kolmatta. Muutosviestinnän keskeinen tehtävä onkin rakentaa yhteinen viitekehys: Mikä muuttuu, miksi, mitä tämä tarkoittaa käytännössä ja miten muutos etenee?
Viestintä vastaa muutoksen rakennetta
Erilaisilla muutoksilla on hyvin erilainen aikajänne ja luonne, jolloin viestintä rakennetaan siihen tarpeeseen. Toiset muutokset ovat selkeästi läpivietäviä projekteja, joilla on alku ja loppu. Tällaisia ovat esimerkiksi yksinkertaisimmat järjestelmien käyttöönotot tai toimintamallin muutokset. Näissä muutoksissa lopputulema on jo tiedossa, ja uusi toimintamalli otetaan käyttöön esimerkiksi Proscin ADKAR-mallin avulla.
Kompleksisimmissa transformaatioissa sen sijaan lopputulema pitää synnyttää yhdessä organisaation kanssa. Organisaatio muuttuu tuotelähtöisestä palvelulähtöiseksi, mutta uusi todellisuus pitää luoda ja kuvata yhdessä ihmisten kanssa. Tällöin saatetaan esimerkiksi käyttää Kotteria tai Acteeta muutosjohtamisen viitekehyksenä.
Näissä tapauksissa viestinnän tarve on hyvin erilainen, koska jälkimmäinen vaatii yhtiöltä paljon enemmän yhteistä luomista ja aikaa ajattelulle.
Hyvällä muutosviestinnällä autat organisaatiota tekemään muutoksesta totta.
Rakennetaanko muutosta yhdessä?
Laita viestiä ja kirkastetaan teidän muutosviestinnän tarvetta yhdessä.
Satu Olkinuora-Valkonen
040 455 7490
satu@ovaali.fi
