Mihin muutosviestintää tarvitsee?
Organisaatiomuutos on harvoin tekninen projekti. Proscin sanoin suurinkin organisaatiomuutos tapahtuu yksilö kerrallaan. Rakenteet voidaan päättää yhdessä kokouksessa, mutta ymmärrys, hyväksyntä ja uudet toimintamallit syntyvät vain ajan ja vuorovaikutuksen kautta.
Tästä syystä muutos ei käytännössä ole mahdollinen ilman viestintää.
Muutosviestintä suunnitellaan muutoksen rakenteen mukaan. IT-järjestelmän käyttöönotto tarvitsee hyvin erilaista viestintää ja tukea kuin organisaation siirtymä tuoteyhtiöstä palveluyhtiöksi.
Viestintä vastaa epävarmuuteen
Kun organisaatiossa ilmoitetaan muutoksesta, ihmiset eivät ensimmäisenä pohdi yhtiön etua, vaan omaa asemaansa.
Mitä tämä tarkoittaa minulle?
Muuttuuko roolini?
Onko tämä uhka vai mahdollisuus?
Ymmärränkö edes mistä on kyse?
Jos viestintä ei täytä tätä tyhjiötä nopeasti ja johdonmukaisesti, organisaatio täyttää sen itse. Samaan aikaan ihmisten arki on niin täynnä operatiivista tekemistä, että ihmisaivot suojautuvat muutokselta, ennen kuin se tuodaan heille konkreettisesti johdettuna ja henkilökohtaisesti. Jatketaan elämää kuin ennenkin.
Huhujen ja oletusten rinnalla riskinä on tulkinnan pirstoutuminen. Johto tarkoittaa yhtä, esihenkilöt ymmärtävät toista ja tiimit soveltavat kolmatta. Muutosviestinnän keskeinen tehtävä onkin rakentaa yksi yhteinen viitekehys: Mikä muuttuu, miksi, mitä tämä tarkoittaa käytännössä ja miten muutos etenee?
Oli kysessä sitten uuden strategian viestintä ja toteuttaminen tai uuden organisaatiorakenteen toteutus, muutos vaatii selkeytyäkseen viestintää.
Viestintä vastaa muutoksen rakennetta
Erilaisilla muutoksilla on hyvin erilainen aikajänne ja luonne, jolloin viestintä rakennetaan siihen tarpeeseen. Toiset muutokset ovat selkeästi läpivietäviä projekteja, joilla on alku ja loppu. Tällaisia ovat esimerkiksi yksinkertaisimmat järjestelmien käyttöönotot tai selkeät ja ennalta määritellyt toimintamallin muutokset. Näissä muutoksissa lopputulema on jo tiedossa, ja uusi toimintamalli otetaan käyttöön esimerkiksi Proscin ADKAR-mallin avulla.
Kompleksisimmissa transformaatioissa sen sijaan lopputulema pitää synnyttää yhdessä organisaation kanssa. Organisaatio muuttuu tuotelähtöisestä palvelulähtöiseksi, mutta uusi todellisuus pitää luoda ja määritellä yhdessä ihmisten kanssa. Tällöin muutosjohtamiselta ja sen viestinnältä odotetaan paljon osallistavampaa mallia ja muutosjohtamisen viitekehyksenä nojataan esimerkiksi Kotteriin tai Acteeseen.
Näissä tapauksissa viestinnän tarve on hyvin erilainen, koska jälkimmäinen vaatii yhtiöltä paljon enemmän yhteistä luomista ja aikaa ajattelulle.
Muutosviestintää suunniteltaessa on hyvä muistaa, että kyse on paljon muustakin kuin tiedottamisesta. Keskusteleva ja osallistava viestintä saa ihmiset muutoksen äärelle ja sisäistämään oman toiminnan muutostaan suhteessa isoon kuvaan.
Rakennetaanko muutosviestintää yhdessä?
Laita viestiä ja kirkastetaan teidän muutosviestinnän tarvetta yhdessä.
Satu Olkinuora-Valkonen
040 455 7490
satu@ovaali.fi
