OHJ-ketjun viestintä – kenelle ja mitä oikeasti viestitään?

Omistajat, hallitus ja johto (OHJ-ketju) viestii jatkuvasti moneen suuntaan. Silti harvoin pysähdytään tarkastelemaan, mitä kukin rooli itse asiassa viestii ja kenelle. Kun viestinnän roolit ja vastuut jäävät epäselviksi, alkaa strategia helposti hämärtyä, prioriteetit elää ja organisaatio joutuu tulkitsemaan suuntaa parhaansa mukaan.

Lopputuloksena syntyy tilanne, jossa paljon tehdään, mutta ei välttämättä samaan suuntaan.

OHJ-ketjun viestintää on hyödyllistä tarkastella rooleittain, sillä jokaisella tasolla on oma erityinen tehtävänsä ja näkökulmansa.

Omistajaviestintä rakentaa suunnan ja merkityksen

Omistajaviestinnän keskiössä on suunta, merkitys ja pääoman logiikka. Sen tehtävänä on sanoittaa, miksi yritystä omistetaan, mitä omistuksella tavoitellaan ja millä aikajänteellä arvoa halutaan kasvattaa. Samalla omistaja määrittää, millaista riskiä ollaan valmiita ottamaan ja millaisiin periaatteisiin arvonluonti perustuu.

Käytännössä omistajaviestinnässä korostuvat erityisesti:

• omistajastrategian ja tahtotilan kirkastaminen

• tuotto-odotusten ja riskin sanoittaminen

• aikahorisontin määrittely (lyhyt vs. pitkä peli)

• arvonluonnin periaatteet ja investointilogiikka

• omistajan roolin ja odotusten avaaminen hallitukselle

Ilman tätä hallitus joutuu tekemään tulkintoja vailla riittävää kontekstia. Silloin strategiset valinnat eivät välttämättä perustu siihen, mitä omistaja oikeasti haluaa.

Omistajaviestintä kohdistuu ensisijaisesti hallitukseen, mutta sen vaikutus ulottuu aina johtoon asti.

Hallitusviestintä tekee valinnat näkyviksi

Hallituksen rooli viestinnässä on kääntää omistajan tahtotila strategisiksi valinnoiksi, prioriteeteiksi ja rakenteiksi. Hallitus ei ainoastaan hyväksy strategiaa, vaan sen tulee varmistaa, että strategian ydin ja fokukset ovat johdolle yksiselitteisiä.

Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että hallitus viestii selkeästi:

• mitä organisaatiossa päätetään tehdä

• mitä jätetään tekemättä

• mitkä ovat keskeiset prioriteetit juuri nyt

• millä mittareilla onnistumista arvioidaan

• mitkä ovat keskeiset riskit ja reunaehdot

Keskeinen tehtävä on myös omistajatahdon “käännös” johdon kielelle. Jos tämä jää puutteelliseksi, strategia voi jäädä abstraktille tasolle eikä muutu konkreettisiksi toimenpiteiksi.

Hallituksen viestintä kohdistuu ensisijaisesti johtoon, mutta tarvittaessa myös takaisin omistajille.

Johdon viestintä tuo strategian arkeen

Johdon viestinnässä fokus siirtyy strategiasta käytäntöön. Johto vastaa siitä, että strategia, suunta ja tehdyt valinnat ymmärretään organisaatiossa konkreettisina tekoina, prioriteetteina ja tavoitteina.

Johdon viestintä tarkoittaa ennen kaikkea sitä, että strategia käännetään:

• selkeiksi prioriteeteiksi

• konkreettisiksi toimenpiteiksi

• vaiheistetuksi tiekartaksi

• mitattaviksi tavoitteiksi

Samalla johdon tehtävänä on tehdä näkyväksi eteneminen, onnistumiset ja tilannekuva. Viestintä ei ole kertaluonteinen lanseeraus, vaan jatkuva rytmi, joka ohjaa tekemistä.

Johdon viestintä suuntautuu laajasti esihenkilöihin, henkilöstöön, hallitukseen sekä ulkoisiin sidosryhmiin, kuten asiakkaisiin, sijoittajiin ja kumppaneihin.

Esihenkilöviestintä ratkaisee toteutuuko strategia

Vaikka esihenkilöviestintä jää usein vähemmälle huomiolle, se on käytännössä kriittisin lenkki koko ketjussa. Esihenkilöt ovat niitä, jotka kääntävät strategian päivittäiseksi tekemiseksi tiimeissä ja yksilötasolla.

Heidän roolinsa konkretisoituu erityisesti siinä, että he:

• selittävät, mitä strategia tarkoittaa omassa tiimissä

• auttavat priorisoimaan arjen tekemistä

• perustavat muutokset ymmärrettäviksi

• kuuntelevat ja vievät palautetta ylöspäin

• käsittelevät epävarmuutta, kysymyksiä ja tunteita

Esihenkilöviestintä ei ole vain tiedon välittämistä, vaan merkityksen rakentamista. Se kohdistuu tiimeihin ja yksilöihin, mutta toimii samalla tärkeänä palautekanavana johdolle.

Sama asia, eri näkökulma

OHJ-ketjussa viestitään pitkälti samoista asioista, mutta eri näkökulmasta ja eri kohderyhmille.

• omistaja puhuu suunnasta ja arvonluonnista

• hallitus valinnoista ja prioriteeteista

• johto tekemisestä ja toteutuksesta

• esihenkilöt arjen konkretisoinnista

Kaikkien viestinnän yhteinen tavoite on kuitenkin sama: varmistaa, että organisaatio toimii yhtenäisesti kohti yhteistä suuntaa.

Roolien sekoittuminen rikkoo dynamiikan

Erityisen kiinnostava tilanne syntyy perheomisteisissa yrityksissä tai muissa organisaatioissa, joissa omistaja toimii myös operatiivisessa roolissa, esimerkiksi toimitusjohtajana. Tällöin roolit helposti sekoittuvat ja viestinnän tasot menevät päällekkäin.

Vaikka omistaja olisi vahvasti mukana arjessa, ei OHJ-ketjun viestinnällistä dynamiikkaa kannata rikkoa. Omistajastrategian tulee olla kirkas ja erillinen, vaikka sama henkilö toimisi operatiivisessa johdossa.

Ilman tätä erottelua riskinä on, että lyhyen aikavälin operatiiviset tarpeet alkavat ohjata omistajatasoista ajattelua. Silloin katoaa helposti se pitkäjänteinen suunta, jonka varaan koko liiketoiminta rakentuu.